L’utilisation accéléré des moyens de communications modernes entraine un rué vers des supports de transfert et de stockage divers. Il devient important à ce sujet pour toute entreprise de connaitre la réglementation en vigueur en matière de copie fiable.
Les entreprises, quel que soit le secteur d’activités, entament ou continuent leur processus de dématérialisation. Elles ont bien compris, après ces derniers mois inédits, que c’était une condition indispensable de leur survie.
Aussi, elles ont l’obligation légale de conserver des documents, parfois même plusieurs milliers, pour des raisons juridiques durant les durées de prescription légale qui leurs sont imposées en raison de la nature de leur activité. Dans ce cadre, elles sont nombreuses à devoir mettre en place un dispositif pour créer des copies fiables.
Une utilisation facile à justifier
Une copie fiable est la reproduction numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue, d’après le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Pour ainsi dire, une fois qu’une copie fiable a été réalisée sous forme numérique, les entreprises n’ont plus besoin de conserver les originaux au format papier.
L’article 1379 du Code civil montre qu’une copie fiable a une force probante identique à celle du document original. Si la crédibilité est laissée à l’appréciation du juge, le décret préalablement évoqué précise quant à lui les procédés techniques permettant de préjuger de la fiabilité de la copie numérique réalisée. Autrement dit sa fidélité à l’original et son incorruptibilité tels que l’horodatage, la signature et le cachet électroniques.
La signature électronique assure l’identification des signataires et l’intégrité du document signé grâce à un service d’horodatage qualifié inclus dans chaque signature. Quant au service de cachet électronique, il permet aux entreprises de certifier l’origine de l’émetteur du document et l’intégrité d’un document grâce au service d’horodatage qualifié.
Ainsi, l’horodatage qualifié permet-il de disposer d’une présomption d’intégrité des copies numériques. Provoquant ainsi un renversement de la charge de la preuve. Dès lors, une personne mettant en cause une copie fiable devant un tribunal devra apporter la preuve de sa non-intégrité pour s’y opposer.
Un processus à suivre
S’agissant de la dématérialisation des factures fournisseurs et clients, conformément à l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales…, l’administration fiscale veut connaître l’identité de l’émetteur et avoir la garantie que ses données n’ont pas été modifiées.
Pour apporter une réponse, le BOFiP (Bulletin Officiel des Finances Publiques) exige de digitaliser la facture papier dans les délais les plus courts à sa réception et d’en attester la date grâce à un système d’horodatage.
Ce sceau électronique, dit-on, apporte la preuve indiscutable que le document n’a pas été altéré depuis sa numérisation. Le BOFiP exige en outre, que l’horodatage se double d’un dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
Le processus de dématérialisation des notes de frais doit respecter les exigences de l’Urssaf et de l’administration fiscale. Il est en effet essentiel de pouvoir démontrer que les justificatifs ont bien été numérisés dans des conditions assurant leur crédibilité par rapport à la version papier.
Une signature électronique ou un cachet électronique doivent être apposés sur le document. Lequel doit également être horodaté. Dans les deux cas, un certificat électronique permettant d’identifier la personne physique ou morale est nécessaire.
PCN
Source : Journal du Net
